こんにちは、rukaです(*´∀`*)
個人事業主やフリーランスの皆さま、領収書はどのように整理されてますか？
確定申告の時期に慌ててかき集めるという経験はありませんか？
私は…あります！
あったはずなのに見当たらない、どこにしまったのか分からない…。
かなりズボラな私でした。
ですが、今は100均のファイルひとつに領収書や確定申告に必要な書類をまとめることで「探す」という手間がなくなりました。
そんな私の領収書の整理方法を紹介したいと思います。
領収書やレシート整理の参考になれば嬉しいです(*´∀｀*)
領収書には保管期間がある
領収書の整理の前に、大事な事なので領収書の保管期間について説明させてください。
事業を行っている事業者は5～7年の間、領収書を保管しておかなければなりません。
個人事業主の場合、白色申告なのか青色申告なのかで保管する期間が異なります。
青色申告：7年間（前々年度の所得が300万円以下の場合は5年）
領収書の保管は5～7年ですが、帳簿の保管は7年間です。帳簿と領収書をセットで保管しておくのがベストかなと思います。
ちなみに、法人の領収書の保管期間は7年間です。
100均グッズで領収書を簡単に整理する方法を紹介！
領収書を整理する方法は沢山ありますが、ズボラで面倒くさがり屋の私でも続けられている方法をご紹介します！
この整理方法にしてから4年目になりますが苦労なく続けられています。簡単なのでぜひ参考にしてみてください。
必要なアイテムは3つ！
用意するのは、
- A4のリングファイル
- A4のポケットリフィル
- 付箋またはメモ帳
どれも100円ショップで簡単に手に入ります。
サイズはA4で揃えます。（理由は後述します）
リングファイルは30穴でも2穴でもOKです。
どちらでもOKなのですが、30穴のリングファイルの方がしっかり閉じられるので使いやすいです。
2穴だと手に持った時にズルっとファイルがでてきちゃうのでちょっと使いにくいんですよね。
ただ、頻繁に使うわけではないのでお好みで。
A4のポケットファイルも100円ショップで購入できます。
ショップやメーカーによって厚さや枚数が異なりますが、A4でファイリングできるものならOKです。
付箋またはメモ帳はポケットファイルのメモに使います。
メモ帳を使う場合はメモした文字が見えるようにファイルに入れておきます。
ポケットファイルと付箋で仕分けする
領収書やレシートなどを分ける項目を決めます。
分ける方法としては、
- 月別に分ける
- 項目ごとに分ける
のどちらかに決めて整理すると分かりやすいです。
月別に分けるのが一番簡単で分かりやすいかなと思います。
例えば1月のポケットファイルを作り、1月分の領収書やレシートを全部入れていきます。これを12月まで月別に続ければOK！
私はあまり経費が多くないので、現金払いやカード払いなど自分が分かりやすいようにまとめています。
分け方を決めたら、あとはポケットファイルに領収書を入れていくだけです！
項目ごとに分ける場合は、月別にホッチキスで止めておくと分かりやすいです。
確定申告に必要な書類もまとめて整理
領収書やレシートだけでなく、収入を証明する書類や通帳のコピーなどもまとめてファイリングします。
他にも国保や年金、病院代や薬代の領収書やレシート、医療保険や生命保険の振込証明書などもまとめておきます。
必要経費の領収書だけでなく、確定申告に必要な書類もまとめるので、この作ったファイルひとつで帳簿作成から確定申告まで使えるわけです。
ちなみにですが、私はその年の帳簿と確定申告書、青色申告決算書のコピーもファイルして保管しています。
2019年度のファイルです。
総勘定元帳や仕訳帳もまとめてファイリングしています。
30穴のリングファイルを使う場合は総勘定元帳や仕訳帳は小分けにしてファイルにいれておけばOKかなと思います。
私の場合は小さな個人事業主で帳簿もそれほど多くはないので、ひとつのファイルにまとめられました。
ですが、取引が多い場合や事業規模が大きい場合はひとつのファイルだけでは足りないかもしれません。ファイルを増やしたり、沢山まとめられる大きいファイルを利用したり臨機応変に対応してみてください。
左が2020年度のファイル（1年分）
右が2021年度のファイル（1ヶ月分）
参考までに、領収書や確定申告に関係する書類をファイリングすると1年で画像くらいたまります。
私のような小さな個人事業主でもこのくらいの量になります。（帳簿はまだなのでもっと分厚くなりそうです）
これを一度に探してかき集めるのは大変ですが、ファイルにひとつにまとめておくことで毎年どうにかこうにか確定申告を無事に終えることができています。
A4にする理由は？
領収書やレシートなら小さいファイルでもいいんじゃない？と思いますよね。
まとめられるのであれば大きさはなんでもいいんです。ファイルではなく封筒にまとめてもいいし、ノートに張り付けてもいいし方法は沢山あります。
A4をおすすめする理由として、
自宅で印刷やコピーをされる場合、多くがA4サイズ。ネットで購入した際の領収書やカードの利用履歴など印刷しますよね。
そして、確定申告書や青色申告決算書などもまとめるなら、折らずに保管できるA4がベストかなと。
ただ、A4ファイルとなるとサイズが大きい分、場所をとるのがデメリットです。コンパクトにまとめたかったり、領収書やレシートだけを整理したい場合は小さめのものやジャバラタイプのファイルなどを選ぶと良いかと思います。
まとめ
領収書やレシートの整理する方法をご紹介しましたが、これが正解というわけではないので、ご自身で使いやすいようにカスタムしてくださいね(*´∀｀*)
ポイントとしては
月別または項目別に分けること！
あとは決めたところにポイポイ領収書やレシートをいれていくだけです。
100円ショップで簡単に揃えることができるので、よければ参考にしてみてください！
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